Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de la Maison de la famille de Brossard

La Maison de la famille de Brossard (MFB) est un organisme à but non lucratif qui œuvre pour le bien-être des familles de Brossard et des environs. Nous offrons temps et énergie aux familles pour qu’elles puissent devenir ce qu’elles souhaitent être.

ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE

Pour se conformer aux lois sur la confidentialité, mais aussi afin de protéger ses employé(e)(s), sa clientèle et ses partenaires, la Maison de la Famille de Brossard (MFB) a comme devoir et obligation de respecter les règles de confidentialité et limiter la divulgation de renseignements confidentiels qui lui sont confiés. Le droit de conserver tous les renseignements confidentiels constitue un droit exclusif que la MFB est autorisé à protéger.

OBJET

La MFB a pour politique de limiter la divulgation de renseignements confidentiels pouvant nuire aux intérêts de l’organisation ainsi que de tout partenaire impliqué dans ses activités. Les directives exposées dans la présente politique ont pour but d’améliorer la confiance du public, des employé(e)(s), de la clientèle, des bailleurs de fonds, et autres partenaires.

DÉFINITIONS

Les renseignements confidentiels comprennent toutes les informations, quelle que soit la forme sous laquelle elles peuvent être consignées, qui ne relèvent pas du domaine public et qui concernent entre autres, sans en limiter la portée :

• Les renseignements sur la clientèle, employés et fournisseurs de la MFB: noms, adresses, numéros de téléphone, personnes à contacter, renseignements médicaux et renseignements bancaires, salaire des employés, numéros d’assurance sociale, etc ;
• Les renseignements de nature financière destinés à l’usage interne uniquement ;
• Les procès-verbaux de réunions à huis clos ou d’autres procès-verbaux jugés « confidentiels » ;
• Les courriels entrants et sortants, le courrier traditionnel et les documents télécopiés et jugés « privés » ou « confidentiels », y compris leurs copies ;
• Les documents qui contiennent des secrets, des renseignements brevetés de nature à aider un concurrent qui en prendrait connaissance ;
• Tout autre document marqué confidentiel par l’expéditeur. L’expéditeur s’en remet à son jugement pour déterminer quels documents outre ceux qui sont énumérés ici, doivent être désignés confidentiels.

CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique à l’ensemble des employé(e)(s), bénévoles, stagiaires, et tiers fournisseurs de services de la MFB, ainsi qu’aux membres du Conseil d’administration. L’obligation de préserver la confidentialité des renseignements de l’organisme est maintenue après la résiliation d’emploi, d’engagement ou de contrat de la personne avec la MFB.

MODALITÉ D’APPLICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La direction de la MFB est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la présente politique de confidentialité. Conformément à l’article 3.1 de la loi sur la protection des renseignements personnels, Isabelle Desjardins, est désignée responsable de la protection des renseignements personnels collectés à la MFB.
Le non-respect de cette politique entrainera des sanctions de l’autorité compétente.

MISE EN APPLICATION DE LA POLITIQUE

Prise de connaissance de la politique

Avant d’assumer leurs tâches officielles, toutes les personnes concernées doivent prendre connaissance et signer la politique de confidentialité pour attester qu’elles ont lu et qu’elles acceptent de respecter les normes qui y sont définies.
Traitement et utilisation des renseignements confidentiels
La personne s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements confidentiels de l’entreprise et de ses affiliés auxquels il a accès. À cet effet, la personne s’engage, pendant son emploi, engagement ou contrat et après la fin de celui-ci, à ne pas divulguer, utiliser, transmettre, diffuser, reproduire, synthétiser, vendre, transférer, donner, faire circuler ou distribuer à quelque personne ou entreprise que ce soit, ou encore de rendre public tout renseignement confidentiel
verbal ou écrit, obtenu dans l’exécution ou à l’occasion de son travail.

MOYENS DE COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels que nous collectons suivent deux procédés :

• La collecte se fait directement auprès de vous;
• La collecte se fait via les formulaires d’adhésion ou de renseignements électroniques de la MFB que vous remplissez.

Préalablement à la collecte, votre consentement est requis.

Ces renseignements personnels sont conservés sur un support physique et/ou un support électronique, au Canada. Un ensemble de mesures est ainsi appliqué pour assurer leur sécurité.

UTILITÉ DES DONNÉES COLLECTÉES

À la MFB, nous œuvrons tous les jours à essayer de vous fournir une meilleure qualité de service et répondre au mieux à nos obligations.
À cet effet, vos renseignements personnels sont collectés pour :

• Vous identifier ;
• Communiquer avec vous ;
• Remplir certaines procédures administratives ;
• Mettre à jour vos renseignements ;
• Évaluer votre admissibilité à nos services;
• Vous offrir des services qui répondent à vos attentes.

Les renseignements personnels recueillis par la MFB sont traités en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le privé. Cette loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication avec ou sans consentement, de la conservation, et de la destruction/anonymisation des renseignements personnels, tout en mettant des mesures de sécurité appropriées en fonction de la nature et de la quantité des renseignements

ACCÈS ET PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tout temps, une personne doit user de jugement lorsqu’on lui demande de divulguer des renseignements confidentiels. À moins qu’elle soit obligatoire à l’exécution des tâches ou qu’une autorisation ait été accordée au préalable, la divulgation de renseignements confidentiels à des personnes de l’extérieur de la MFB qui ne sont pas autorisées à recevoir ces renseignements est strictement interdite, à moins d’une exigence de la loi.

Notons que ces accès et partages d’informations se font uniquement avec votre consentement.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Nous appliquons rigoureusement les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels.
Parmi ces mesures de sécurité nous retrouvons :

• Le verrouillage des armoires à classeurs ;
• La protection par mot de passe et la restriction d’accès aux renseignements sur support électronique ;
• L’engagement de confidentialité à signer ;
• Toute autre mesure de sécurité requise à la protection de vos renseignements personnels.

OBLIGATIONS D’INFORMATION ET DROIT DE DEMANDE D’ACCÈS AUX INFORMATIONS RECUEILLIES

Pour toute information collectée en vue de la constitution d’un dossier, nous avons l’obligation, conformément à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, d’informer la personne concernée :

• De l’objet du dossier ;
• De l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise, mais aussi à l’extérieur de l’entreprise;
• De l’endroit où sera conservé son dossier.

Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par la MFB en adressant une demande à notre cellule de la protection des données personnelles. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements

Une demande d’accès à un renseignement personnel ou une demande de rectification doit être faite par écrit et contenir :

• La description du renseignement que vous désirez obtenir ou qui doit être rectifié;
• La période visée;
• Un renseignement personnel qui permettra à la MFB de vous identifier ou une
  combinaison de plusieurs informations (par exemple : votre date de naissance, votre
  nationalité);
• Vos nom, prénom et coordonnées (courriel, numéro de téléphone et adresse postale) pour que La MFB puisse communiquer avec vous si des précisions sont requises.

DROIT D’ACCEPTER OU DE REFUSER DE FOURNIR VOS RENSEIGNEMENTS

Vos renseignements vous appartiennent. Aussi, vous avez le droit de refuser de les fournir et de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements.
Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande à notre cellule de protection des
renseignements personnels et nous la traiterons dans les meilleurs délais.

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains services. Si vous refusez de les fournir ou retirez votre consentement, il peut être difficile, voire impossible de vous fournir le service sollicité ou même de répondre à nos obligations.

FINALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Une fois l’objet de la collecte des renseignements personnels accompli, nous veillons à détruire ou a anonymiser les données, selon les procédures en vigueur.

ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur à compter du 22 septembre 2023.